7 Tips om te verbeteren

7 Tips om te verbeteren

Verbeteren, LEA(R)N, optimaliseren, efficiënter worden, verspillingen verminderen, faalkosten vermijden, werkmethoden vereenvoudigen en processen slanker maken: allemaal prachtige middelen die we tegenwoordig te pas (en te onpas) benoemen om aan te willen geven dat we mee gaan met ‘de nieuwe manier van werken’, om de kostprijs zuiverder te krijgen zodat we marktconforme prijzen kunnen hanteren en in staat zijn continuïteit te creëren voor langere termijn (ook al zo’n mooie volzin). Mijn ervaring is dat we daarbij soms vergeten dat verbeteren helemaal niet moeilijk is en dat iedereen hier zijn en/of haar rol in kan spelen. Sterker nog: verbeteren is zelfs hartstikke leuk!

Verbeteren wil overigens zeker niet zeggen dat iets niet goed is: tijden veranderen (zeker/ook bij ons als bouwer, waarin het aantoonbaar kunnen borgen van geleverde kwaliteit nu en in de toekomst een steeds belangrijkere rol speelt), middelen veranderen (digitalisering en automatisering zijn niet meer te vermijden) en als we daarin niet de ontwikkelingen volgen en daarop anticiperen zullen we steeds minder effect hebben van de manier waarop we gewend zijn te werken. Wellicht/hopelijk een open deur, maar vaak gelukkig ook nog erg herkenbaar. Ik zeg gelukkig, omdat dat betekent dat er nog ruimte is om te verbeteren, iets wat – als je er lol in hebt – prachtig is om te doen!

In mijn functie als bedrijfsleider bij @plegt-vos heb ik raakvlakken met alle functies die betrokken zijn bij een bouwproces, van projectmanager en kostendeskundige tot en met de vakman op de bouwplaats, en krijg ik, als ik met iemand spreek over verbeteren, vaak te horen dat diegene ‘gewoon zijn werk doet’, en het vaak niet als bijzonder wordt ervaren hoe iets wordt uitgevoerd. Ontzettend jammer, want de beste ideeën ontstaan op de werkvloer, en zijn vaak ook het meest simpel! De kracht zit ‘m in de eenvoud, en juist daarom voelen we ons vaak te bescheiden om het te delen met onze collega’s:

‘Dat weten ze vast al’, ‘zo bijzonder is het nou ook weer niet’, ‘dat spreekt toch voor zich’, ‘het scheelt maar een paar minuten’ en zo kan ik het rijtje nog veel verder aanvullen. Juist deze personen zijn van onschatbare waarde voor je organisatie, omdat zij exact weten hoe ze het meest efficiënt hun werk kunnen uitvoeren en het beste weten wat wel en niet werkt. Als je vervolgens deze personen ervan kunt overtuigen dat hun verbeteringen – hoe klein ze ook mogen zijn – van grote waarde kunnen zijn voor hun collega’s en dat dit zeker van invloed is op het totaalresultaat heb je goud in handen.

"Het gaat er niet om wat je allemaal weet. Het gaat er om wat je allemaal deelt."

Hoe zorg je er voor dat deze pareltjes worden gedeeld met de rest van de organisatie?

➀ schroom niet: vaak zijn we te bescheiden om iets te delen wat we hebben bedacht. Waarom?? Als iemand er niets mee wil doen dan is dat uiteraard zijn of haar goed recht, en als iemand er wél zijn voordeel mee kan doen heb je direct winst;

➁ ‘hou het klein’: de beste oplossingen zijn vaak ook erg simpel: liever 10 kleine verbeteringen die snel, makkelijk en laagdrempelig kunnen worden doorgevoerd, dan 1 groot verbetertraject waar veel tijd en energie mee gemoeid is;

➂ inzet van talenten: doe de dingen waar je goed in bent en laat anderen vervolgens ook weten dat je ergens goed in bent, zodat je makkelijker kunt profiteren van elkaars expertise en elkaar ook sneller opzoekt dan soms het wiel opnieuw uit te vinden;

➃ processen als middel gebruiken en niet als doel: standaardisatie van werkmethoden leidt vaak tot vermindering en/of voorkomen van fouten en zorgt er voor dat we onze tijd zo efficiënt mogelijk kunnen inzetten. De zgn. ‘macht van de grote getallen’ kan helpen een verbetering – hoe ogenschijnlijk klein ook – grote invloed te laten hebben op de efficiëntie van een organisatie. Ga maar na: een administratieve handeling die bij 1 persoon 5 keer per week voor komt, komt op jaarbasis 46x5=230 keer voor. Zijn collega’s op de vestiging hebben hier ook mee te maken, laat dat er 4 zijn, dan heb je het op een vestiging al over 1150 handelingen. Stel je nou eens voor dat er drie vestigingen zijn, en je zou ‘maar’ één minuut besparen op die ene handeling, dan win je hiermee op jaarbasis 3450 minuten, ofwel 57,5 uur, welke vervolgens weer anders ingezet kunnen worden. Moet het wel gedeeld worden..

➄ consequent en efficiënt communiceren: hoe complexer en langer een proces is en hoe meer personen er bij betrokken zijn, hoe groter de kans dat een verbetering (en/of geconstateerde afwijking) niet integraal met alle betrokkenen wordt gedeeld. Periodieke momenten inlassen met alle betrokkenen van een proces en ervaringen laten delen zorgt er vaak al voor dat er veel meer draagvlak wordt gecreëerd om dergelijke terugkoppelingen te kunnen en willen ontvangen.

➅ opbrengst > kosten: dit spreekt voor zich en is simpel: als het meer oplevert dan dat het kost is de overweging om een verbetering door te gaan voeren snel gemaakt. Een eenvoudige berekening op papier zetten van de kosten en de opbrengsten maakt dat je een voorgestelde verbetering objectief kunt onderbouwen en je hiermee ook sneller groen licht kunt krijgen.

En tot slot misschien wel de beste tip: gewoon doen!

Tags

Efficiënte werkprocessen MVO

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Vind je het interessant om op de hoogte gehouden te worden van de laatste ontwikkelingen bij Plegt-Vos die betrekking hebben op jouw interessegebieden? Vul dan hieronder jouw naam en e-mailadres in en wij zorgen voor de rest!